我要感謝並表彰校園員工，並對他們在過去幾年中付出的辛勤工作和長時間的工作表示讚賞——不僅在堪薩斯城，而且在所有校園。自大流行開始以來的申報季節給納稅人和稅務專業人士帶來了挑戰和延誤，但國稅局員工不對這些延誤負責。缺乏足夠的人員配備和現代技術的資金是延誤和服務品質不佳的主要原因。
本月早些時候，我在堪薩斯城的國稅局園區度過了一周，幫助園區員工和增援團隊處理國稅局的紙張庫存積壓。國稅局高層被要求這樣做，部分是為了協助關鍵工作，部分是為了支持過去兩年不知疲倦工作的員工，部分是為了更好地了解國稅局面臨的紙張處理挑戰及其對整個機構的影響。這是一次很有啟發性的經驗。
身為國家納稅人代言人，我的法定職責包括確定納稅人面臨的嚴重問題並提出解決建議。在過去的兩個申報季中，我重點關注納稅人和稅務專業人士所經歷的挑戰，包括電話服務不足、處理紙質原始和修訂申報表的延遲、因各種問題而暫停的電子申報表的延遲、通訊的延遲、以及錯誤或過時的通知，我提供了應對這些挑戰的建議。我曾多次說過，紙張是國稅局的氪星石，該機構就埋在其中。堪薩斯城校園體現了這種表達。
去年，美國國稅局採取了多項措施來減少庫存積壓，包括僱用更多員工、從其他職能部門重新分配員工來協助提交處理和帳戶管理，以及利用外部顧問。由於大多數紙張沒有掃描到電腦中，因此員工手動處理退貨和信件，將每個文件中的數字逐位手動輸入 IRS 系統，並手動將退貨從收據轉移到儲存的整個過程中。 由於資金不足和人員不足，納稅人和僱員陷入了這種時間扭曲。
在大流行開始時和 2020 年申報季高峰期，為了員工的健康和安全，局長關閉了國稅局辦公室和園區。 2020年2020月，我們的校園員工被召回大樓，重新啟動2019年報稅季（19年報稅表）的處理工作。在設施關閉期間，數以百萬計的退貨和信件繼續郵寄給美國國稅局，由美國郵政服務遞送，並堆放在校園建築外的貨櫃中。管理層和員工在返回大樓時遇到了許多後勤挑戰，由於 COVID-XNUMX 的不確定性，需要保持社交距離並遵守疾病管制和預防中心規定的其他政策。
除了庫存積壓的挑戰之外，國稅局還被指示實施眾多納稅人減免計劃，包括三輪刺激付款和每月兒童稅收抵免計劃，該計劃要求向數千萬家庭發放六個月的付款。這些社會福利責任給本已有限的資源帶來了額外的壓力。在 2021 年申請季期間，國會頒布了一項 $10,200 收入排除 對於 2020 年期間領取失業救濟金的某些納稅人。美國國稅局花了好幾個月的時間才進行這些重新計算，這需要對數百萬份申報表進行重複工作。
要理解為什麼疫情引發的稅務管理挑戰持續存在，重要的是要牢記這一背景。但在這篇部落格中，我想專注於正面的一面。美國國稅局最大的資產是其員工。堪薩斯城校區是提交處理和帳戶管理以及其他國稅局職能的所在地，包括納稅人辯護服務、檢查和收款。校園已結束 4,600 員工 及以上 1.3萬元 平方英尺 空間。
作為國家納稅人代言人，我之前參觀了這個校園，會見了當地管理層，討論了挑戰，並收到了最新消息。但過去的一周有所不同。我和其他業務部門的幾位同事一起，有幸在收發室與校園員工並肩工作，對他們的工作有了不同的看法和讚賞。在過去的兩周里，其他同事在幾個校區的加工管線的其他地方工作。
我不僅親眼目睹了我們的收發室員工每天所做的事情，而且我還有幸被分配到與31106單位的提交處理文員一起工作。分配了分配到本單位的員工；然而，在我們離開之前不久，我們參加了他們的例行小組會議，自我介紹並解釋了我們的立場。我相信他們對我們加入他們的使命感到驚訝和感激。
正如您可能想像的那樣，收發室的工作包括接收和處理由美國郵政服務和私人投遞服務公司投遞的郵件。交付數量在一年中有所不同，並且在高峰期 去年, 堪薩斯城收到超過 25萬元 郵件 其中包括處理超過 14.8萬元 紙本申報表. 今年，，校園已收到超過 24萬元 郵件 及以上 12萬元 退貨已處理 迄今。
如果不站在那個巨大的空間中間，很難想像國稅局員工每天面臨的情況。當您的眼睛掃描該區域時，您會看到無數排裝滿紙張的手推車。這些推車穿過所有處理階段，並分佈在整棟建築內。手推車從郵件室區域移動到手動處理、批次、編碼和編輯、手動轉錄（用於逐行輸入 IRS 系統）、錯誤解決系統 (ERS) 以及放置文件定位器編號。有錯誤的退貨會被從人工裝配線上拉出，並分配給額外的手工工作。最終，所有退貨和信件都會進入歸檔和儲存流程的最後。
看似混亂的過程其實是一個高度組織的過程，對員工來說非常有意義，但整個過程需要大量人員參與。
不幸的是，美國國稅局幾十年來一直使用同一條人工流水線來處理報稅表和信件。報稅表和信件在到達目的地之前要經過數十名員工的接觸。
- 郵件到達碼頭，由服務中心自動郵件處理系統機器進行分類，該機器在信封上打印接收日期，將信封底部切開以將其打開，對每次分類進行計數，並對郵件類別進行初步分類。和信件。
- 然後，郵件和信件的遞送被分配給幾個文員小組，用於打開、蓋上日期、分類和對廢棄信封進行檢查，這是紙張處理的第一步，文件將走向批處理、編碼和編輯、轉錄和處理。 RHS.
- 在此過程中，員工會拆除訂書釘，並按照《國內稅收手冊》的要求將紙張整理好，然後重新裝訂並分類以進行處理。如果沒有問題，則會處理退貨並支付退款。
- 如果退貨有問題，則會將其從流程中拉出並傳送到解決該問題的函數。例如，如果報稅表沒有簽名，則必須將其退還給納稅人；實體分類有問題的，移交實體單位處理；或者，如果存在數學錯誤，可能會發出通知，納稅人通常會以書面形式回复，從而增加了錯誤。
這過於簡單化了，因為員工需要執行許多額外的步驟才能將退貨從郵件投遞到提交退貨的整個過程中。
我和一些同事一起被分配到提取郵件室。在那裡期間，我遇到了許多令人難以置信的員工。
即使在逆境中，這些員工也專注於一件事——實現國稅局處理納稅申報表並向個人、家庭和企業發放退款的核心使命。這些校園員工對於國稅局的使命至關重要，並且在困難的情況下一直孜孜不倦地工作。
當納稅人收到直接存款或郵寄的退款支票時，我懷疑大多數人沒有意識到發放付款所需的處理複雜性、有多少員工參與了流程的各個階段，或者 COVID-19 的影響我們的員工有能力完成他們的工作。許多納稅人只知道付款遲到了，或者更糟的是，可能仍在處理中。許多人不知道，在過去的幾年裡，校園員工一次連續幾個月不被允許休假。一年中大部分時間都強制加班。但這些員工堅持了下來。每天，員工走進大樓，都會面臨大量的庫存——全年不斷增加的成堆的紙張。整個校園的走廊都擺滿了裝滿紙本申報表的推車和溢出物。
想像一下，如果您在 COVID-19 期間是一名職員，每天早上您走向工作站時都會看到每棟大樓的牆壁上排列著無數的退貨車，提醒您這一艱鉅的挑戰。這些購物車包含影響個人、家庭、企業、遺產和免稅實體的退貨。所有人都在等待工作，許多人要求納稅人急需退款來滿足他們的基本生活費用。每個納稅人都有自己的一系列財務挑戰，員工知道處理延遲會影響所有納稅人。裝滿退貨的手推車不僅排列在走廊上，而且還擠滿了會議室和訓練室。有些校園甚至使用自助餐廳來處理過多的回程車。這些手推車代表著有需要的人。堪薩斯城校區正在取得進展，樁子越來越小。但數百萬納稅人仍在等待退款。
但退款或退貨處理只是第一部分。在此過程中還需要許多額外的步驟。在這個過程結束時，校園員工會組織並標記已處理的退貨，並將其發送到聯邦記錄中心進行儲存。然而，自疫情爆發以來，國稅局員工面臨另一種後勤複雜性。聯邦記錄中心已關閉，不接受申報表或信件進行歸檔。因此，員工和當地管理人員不僅必須在前端處理大量未處理的退貨，而且還面臨在哪裡儲存已處理退貨的挑戰。他們再次將整棟大樓的退貨裝滿推車和文件櫃，許多處理後的退貨最終又回到了停車場的貨櫃。
年度申報季是一項龐大的程序工作，必須現代化和自動化，以改善對納稅人的服務並改善員工的工作條件。
請繼續關注 第二部分，向您介紹我在堪薩斯城遇到的一些出色的國稅局員工。