在我 向國會提交的 2020 年度報告 （ARC），我討論了 納稅人遇到的不必要的延誤和困難向負責任且知識淵博的國稅局員工尋求通訊審計方面的幫助。 IRS 進行的審計中 70% 以上是信件審計，這使得這種審計類型成為 IRS 用來追求稅法合規性的最重要工具之一。納稅人與 IRS 互動和溝通的能力對於通訊審計流程的成功和納稅人的 IRS 體驗至關重要。雖然國稅局正在開發新的線上工具來與納稅人進行電子交互，但它必須同時確保納稅人能夠成功地使用這些工具，同時繼續為有請求的人提供即時客戶協助。
什麼是信函審核？
信函審核 是針對單一納稅年度透過郵件進行的稅務檢查，涉及的問題不超過國稅局預計可以透過審查相關文件來解決和結束的幾個問題。由於這些審計的範圍有限，因此這些審計的數量遠遠超過國稅局進行的任何其他類型的審計。如下圖所示，絕大多數的國稅局檢查都是透過函授審計進行。
2019 財政年度 (FY) 期間信函審計解決的一些數量最多的問題包括所得稅抵免 (EITC)；員工業務費用；非申報者；與附表 C、業務利潤或損失（獨資企業）相關的項目；以及可疑的退款。雖然這些問題乍看之下似乎很簡單，但其中許多審計類別可能包含複雜的規則、程序或事實情況，可能會引起納稅人的疑問、需要幫助以及需要與國稅局審查員溝通。
納稅人應了解的信件審計事項
收到信件審計通知的納稅人應仔細閱讀信件並按照指示進行操作。所有要求的文件應在信函中的截止日期之前提交給 IRS，或者納稅人應聯繫 IRS 並請求額外的時間。忽視國稅局通常不是一個好的策略。如果國稅局在截止日期前未收到答复， 它不會進行第二次接觸。如果 IRS 沒有收到答复，通常會拒絕所申報的物品，並最終根據 IRC § 6212 發出缺陷通知。它為納稅人提供 90 天的時間向美國稅務法院申請複審（如果向美國境外的人提出請求，則需要 150 天）。如果沒有提交請願書，國稅局有法定權力評估和收集擬議的缺陷。評估後，將發送通知，告知稅務帳戶調整、解釋任何到期餘額並要求付款。若未在通知規定的時間內全額付款或付款安排，將發出收款通知，並可開始後續收款行動。第一份收款通知書稱為 CP 501，個人 (IMF) 到期餘額 – 首次通知。明智的做法是盡快解決任何到期餘額，以避免在到期餘額仍未解決時可能發生的額外罰款、利息或催收行動。
保留代表權
納稅人有權在國稅局審計期間保留代表。您可以選擇獲得專業協助（來自律師、註冊會計師、註冊代理人或稅務專業人士）。納稅人也有資格獲得免費或低成本的援助 低收入納稅人診所 (LITC)。 LITC 代表收入低於一定水準且需要向 IRS 解決稅務問題的個人。 LITC 可以在 IRS 和法庭上代表納稅人處理審計、上訴和稅務糾紛。 LITC 還可以幫助納稅人回應 IRS 通知並糾正帳戶問題。此外，LITC 還可以為以英語為第二語言的個人提供不同語言的有關納稅人權利和責任的資訊。
最佳實踐
在回覆 IRS 時，我們建議您不要發送原始文件 - 發送副本。提交文件時，您應在每一頁上註明您的姓名、納稅人識別號碼（社會安全號碼或個人納稅人識別號碼）以及涉及的納稅年度。這有助於 IRS 將所有文件與您的 IRS 文件關聯起來。如果需要澄清，您可以聯絡 IRS 通知中提供的電話號碼，並始終保留從 IRS 收到或提交給 IRS 的任何信件的副本。除了您的文件外，還應考慮提供書面陳述來支持所檢查的項目。在許多情況下，陳述或使用類似於審判期間證詞的宣誓書可用於證實抵免、扣除額或收入項目。此外，可能還有其他文件可以支援相關項目，但國稅局的原始請求中並未列出。 納稅人應考慮聯繫稅務專業人士（例如 LITC），尋求協助回應 IRS 的詢問。 通常，有不止一種方法可以支持有爭議的項目，以確定您獲得扣除或抵免的權利。納稅人不應僅限於回答國稅局的詢問，因為納稅人可能有其他資訊或文件來支持報稅表上的項目。
考試期間，溝通是關鍵。不要忽視國稅局的通知或截止日期。如果納稅人無法及時回复，則必須聯繫國稅局並要求額外時間。忽視國稅局並不是一個好的做法。
在審查提交的文件後，美國國稅局可以同意並結束此事，或發布一份審查報告，反映對審計申報表的任何擬議調整。請注意：如果納稅人不同意或不理解國稅局的調整建議，則不應簽署審計報告。相反，他們應該在截止日期前回复，發送額外的文件或進一步的解釋，請求與審查員經理舉行非正式會議，或請求與 IRS 獨立上訴辦公室（上訴）舉行會議。召開上訴會議的請求，稱為上訴會議 抗議，必須以書面提出，並包括不同意 IRS 擬議調整的原因。有關通訊審計流程以及如何提出抗議的信息，請參閱 IRS 出版物 3498-A，審查過程（郵寄審核）。
與國稅局溝通可能具有挑戰性
與其他 IRS 審計不同，函授審計不會分配給負責監督整個審計的單一審查員。這些納稅人被轉介至薪資和投資 (W&I) 以及小型企業和自營職業者 (SB/SE) 通訊審計免費電話號碼，這些電話的等待時間較長且提供的服務水準有限。 TAS 繼續倡導 單點接觸 對於所有信函審核。我們認為，無法達到單一聯繫點會降低客戶體驗，導致國稅局效率低下，阻礙我們國家納稅人參與和教育的機會，並降低與國稅局發展和建立信任的潛力。 COVID-19 進一步加劇了 IRS 信函審計溝通相關的缺陷。 作為其中的一部分 以人為本，國稅局一般不會啟動 1年2020月15日至2020年XNUMX月XNUMX日期間的新審核由於技術和通訊的限制，公開信函審計基本上陷入停滯。 2020 年 XNUMX 月至 XNUMX 月暫停信函審計免費電話協助，而超過 90% 的 IRS 信件最終被歸類為超額，這意味著 IRS 無法在 30 天內向納稅人提供答复。在某些情況下，納稅人會收到臨時信件，要求他們在收到國稅局答覆之前最多允許六個月。
截至 29 年 2021 月 94,313 日，美國國稅局 (IRS) 仍未解決與 2019 納稅年度相關的 32,860 項函件審計。同樣，2,907 審計複議 上一年的回報仍未解決。解決這些審計複議尤其重要，因為只要有未解決的到期餘額，國稅局就可以抵銷退款以適用於該餘額。
您應該了解的更多溝通選擇
為了解決所討論的一些通訊審計溝通困難，國稅局開發了一種通訊替代方案，透過 納稅人數位通訊 (TDC) 計畫的安全訊息傳遞功能。 SB/SE 最初在費城校區推出，現在已將 TDC 的使用擴展到其所有 5 個校區。該舉措使某些納稅人及其代表能夠在審計期間與國稅局進行電子通訊。 TDC 安全訊息傳遞 使納稅人能夠接收來自 IRS 的訊息、回答問題、使用 IRS 的安全訊息入口網站上傳文件，並與一名 IRS 員工合作解決審計問題。受邀參加該計劃的納稅人必須透過 IRS 安全存取驗證其身份，從而啟動該流程並最終使他們能夠登入 TDC 安全訊息入口網站以進行雙向通訊。
TDC 安全訊息傳送目前僅適用於收到並接受 IRS 參與邀請並隨後透過 嚴格的身份驗證要求 有必要篩選出駭客和其他未經授權的人員。該過程需要驗證納稅人的信用記錄信息，以驗證納稅人的身份。對於臨時納稅人和無法存取以前的財務記錄的人來說，存取這套線上服務可能是一個挑戰。對於符合資格的納稅人和能夠存取的納稅人，TDC 安全訊息傳遞提供了比傳統郵件更方便的通訊替代方案，並使納稅人能夠使用相同的帳戶登入名稱和密碼存取其他IRS 線上服務，例如電子服務和取得成績單。
其他好消息：本月晚些時候，美國國稅局 (IRS) 將推出使用文件上傳工具 (DUT) 進行信件審計。 DUT 平台允許納稅人上傳函授審查期間要求的文件，而不必郵寄或傳真文件——鑑於當前使用郵件的紙質挑戰，這是一個受歡迎的工具。納稅人只需使用智慧型手機或電腦即可使用該工具。它允許納稅人即時上傳文件，允許國稅局員工與納稅人討論這些文件。如果納稅人進行公開信函審查審計，他或她應該諮詢審查電話助理，以確定該工具是否適合他們的情況。
我們焦急地等待未來其他更強大的線上選項，以加快考試速度。
結論
對於那些能夠進行身份驗證的納稅人， TDC 安全訊息傳遞顯示出改善納稅人信函審計體驗的潛力 以及通訊審計過程本身。 美國國稅局表示 使用 TDC 安全訊息傳送減少了完成審核所需的時間，並顯著提高了客戶滿意度。美國國稅局 (IRS) 報告稱，使用 TDC 安全訊息傳遞的納稅人的客戶滿意度始終接近 83%。使用 DUT 工具是改善審計流程的又一步，我繼續要求 IRS 擴大和改進其數位服務產品 以便所有有興趣的納稅人都能以這種有效的方式解決帳務問題，從而騰出更多的員工來回覆納稅人的電話詢問。雖然我繼續主張建立信函審計的單一聯絡點，但 TDC 和類似的線上參與工具可以使許多與 IRS 合作解決信函審計問題的納稅人受益。 TDC 是一種溝通工具，如果有機會的話，納稅人應該考慮使用。