自 COVID-19 大流行開始以來，美國國稅局 (IRS) 在處理紙本納稅申報表方面落後了近一年。截至18年2022月15日，論文退回積壓量接近XNUMX萬份。大多數納稅人都會收到退款，因此退貨處理延遲通常意味著退款延遲。退款延遲給許多人帶來了挫敗感，並給一些人帶來了經濟困難，其中可能包括被驅逐、公用事業關閉以及無力負擔食品和藥物。
在其他情況下，由於處理延遲，納稅人無法提供當前申報證明和納稅記錄，這對貸款申請產生了不利影響，包括抵押貸款、個人或商業貸款，甚至學生經濟援助的申請。
當我一月發布年度報告時，我說紙張是國稅局的氪石，國稅局就埋在裡面。紙本申報表之所以如此具有挑戰性，是因為美國國稅局仍然沒有實現機器讀取它們的技術，因此每張紙本申報表上的每個數字都必須由員工手動輸入國稅局系統。
事情不一定是這樣的。在過去的二十年中，州稅務機構一直在使用掃描技術來自動化處理紙本報稅表。在此期間，國稅局考慮、拒絕、提議、重新考慮、部分實施和推遲是否實施掃描技術的問題。
昨天，我發布了納稅人倡導指令 (TAD)，指示國稅局與稅務軟體行業合作，在下一個報稅季實施二維條碼。 TAD 還指示 IRS 在可能的情況下在下一個申報季實施光學字元辨識 (OCR) 或類似技術，如果不可能，則在下一個申報季實施光學字元辨識 (OCR) 或類似技術。在這篇部落格中，我將概述該問題以及我認為國稅局應該採取哪些措施來解決該問題。
問題：國稅局員工必須將紙本報稅表中的每個數字輸入國稅局系統
儘管COVID-19 大流行導致一些以電子方式提交納稅申報表的納稅人出現延誤，但絕大多數長時間的延誤是由以紙質形式提交原始納稅申報表或提交修改後的納稅申報表的納稅人經歷的，這些納稅申報表通常作為紙質納稅申報表進行處理即使以電子方式提交。去年，美國國稅局收到近 17 萬份紙本 1040 表格、超過 4 萬份 1040-X 表格以及數百萬份紙本企業申報表。
處理這些申報表的延遲是由於美國國稅局陳舊的資料取得流程所造成的。如今，美國國稅局 (IRS) 的提交處理功能讓人想起 1960 世紀 1,000 年代（資訊時代之前）的資料轉錄情況。員工手動轉錄所有紙本報稅表。轉錄包括敲擊回車上的每個數字和每個字母。對於中等複雜的回報，可能需要轉錄數百位數字。對於包含更多表格和時間表的較長申報表，數字位數可能接近或超過 XNUMX 位。
在 2022 年，這看起來並不只是瘋狂。這太瘋狂了。
解決方案：採用掃描技術來機器讀取紙本退貨
幸運的是，有兩種類型的掃描技術可以讓國稅局「機器讀取」紙本申報表並減少手動資料輸入的需要。掃描技術將加快申報處理速度，大幅減少或消除轉錄錯誤，並使國稅局能夠將員工從資料輸入工作重新分配到其他職位，最終節省數千萬美元的勞動力成本。目前有兩種領先的掃描技術：(i) 二維條碼和 (ii) OCR。
二維條碼和國稅局 2 年的猶豫不決
當顧客在雜貨店或藥局購買產品時，產品通常會標示可在收銀台掃描的條碼。同樣，當納稅人使用報稅表軟體準備報稅表時，軟體公司通常可以在報稅表上放置二維條碼，以機器可讀的形式對報稅表資料進行編碼。然後，國稅局可以像超市或藥房一樣掃描條碼，並將資料轉換為數位形式，以便國稅局像電子申報表一樣處理申報表。
二維條碼技術已經很成熟。 2 年（整整二十年前），我們報告說，2002 個州正在使用二維條碼來處理透過報稅表軟體準備但以紙本形式提交的申報表，我們建議國稅局也考慮這樣做。當時，IRS 不同意我們將二維條碼納入 17 表格的建議，並表示這樣做會破壞納稅人向電子報稅過渡的目標。然而，2 年，美國國稅局(IRS) 開始與納稅申報軟體開發商合作開發其他稅表的二維項目，並且國稅局(IRS) 已為某些表格（包括附表K-2）實施了二維條碼。
2014 年，美國國稅局(IRS) 改變了其關於2 表格二維條碼的立場，要求國會授予其權力，要求使用軟體準備納稅申報表但以紙質形式提交的納稅人打印帶有可掃描二維條碼的納稅申報表。 1040 年，眾議院通過的《納稅人第一法案》版本包含要求二維條碼的條款。到那時，美國國稅局再次改變了立場。我們獲悉，美國國稅局 (IRS) 要求從立法中刪除該條款，以便能夠靈活地採用 OCR 等替代掃描技術。國會從已頒布的《納稅人第一法案》最終版本中刪除了該條款，但 IRS 仍未對 2 表格實施任何類型的掃描技術。
因此， 20年 在超過三分之一的州已經使用二維條碼之後， 18年 在國家納稅人倡導者最初建議將其用於 1040 表格後， 8年 在財政部要求國會授權國稅局強制使用二維條碼之後，以及 4年 在國會尋求授予這一權力並且美國國稅局改變立場後，稅收系統發現自己陷入了一場危機，如果實施了二維條碼或類似技術，這場危機可能不會存在，至少不會存在這種程度。
根據TAS的分析，過去兩年以紙本形式提交並處理的個人所得稅申報表中，有50%-60%是透過報稅軟體準備的，如果添加二維條碼，則無需轉錄。雖然美國國稅局已宣布計劃在 2 年底前解決積壓的案件，但尚不清楚是否能做到這一點。從 2022 年 2 月開始對紙本報稅表實施二維條碼，將減少需要轉錄的新紙本報稅表的湧入，從而成為應對明年持續積壓的保險政策。即使國稅局今年確實設法處理完積壓的案件，二維條碼也將減少未來幾年的處理時間和成本，這將使國稅局能夠重新分配提交處理員工來執行其他工作。
光學字元辨識技術
OCR 是一種較新的技術，與二維條碼相比具有不同的優點和缺點。主要優點是可以用於機器讀取 全部 紙本申報表，包括手工準備的申報表。主要缺點是準確性較差。例如，「1」和「7」可能看起來相似，因此 OCR 可能會錯誤地讀取該數字。不過，OCR 技術應該仍然比手動資料轉錄更準確，因為員工不僅會遇到同樣的困難來區分“1”和“7”，有時還會誤按錯誤的按鍵。去年，國稅局員工在約 22% 的紙本報稅單上出現了抄寫錯誤。
在與州稅務機構的討論中，我們獲悉一些州同時使用二維條碼和 OCR。如果使用軟體準備退貨並且可以套用條碼，則條碼可提供接近 2% 的準確性。如果未使用軟體準備退貨或無法讀取條碼（例如， 當納稅人的碳粉盒電量不足或條碼被弄髒時，就會使用OCR，儘管其準確度稍低，但它仍然減少了手動數據轉錄的需要，並消除了僅因按錯鍵而導致的人為錯誤造成的錯誤。
結論
美國國稅局本應成為稅務管理資訊科技實務的領導者，但由於多年來的資金限制和管理挑戰，事實並非如此。紙本報稅表資料的古老按鍵操作就是一個案例研究。二十年前，至少有 17 個州已經實現了這項任務的自動化，但國稅局仍然無法做到這一點。
如果必要性可以成為發明之母，那麼COVID-19 大流行造成的前所未有的紙質納稅申報表積壓應該會促使國稅局立即採取措施，實現紙質納稅申報表的自動化處理——不是在兩年或三年內，而是從即將到來的歸檔季節。數百萬納稅人的退稅能否及時繳納就靠它了。